Event kecil tapi berkesan

Hari minggu sore hari, hujan pula, masih tetap standby di rmc music studio. Ambil rokok g bawa korek, mau pinjem g ada payung, maka lengkap lah sudah penderitaan pada kesempatan sore hari ini. Dan pastinya ngeblog adalah jawabanya.
Berbicara soal event, terbagi menjadi beberapa jenis. Event besar, sedeng dan kecil. Untuk event besar, jelas membutuhkan dana serta persiapan yang maksimal. Untuk event sedeng, dana serta persiapan g jauh-jauh beda sama event besar. Tujuan dari event tersebut pasti menghasilkan hasil yang bagus dan spektakuler. Karena dana serta persiapan yang sudah direncanakan pastinya membutuhkan kerjasama yang matang, dan itu harus sukses, rugi kalau g berhasil. Terus bagaimana kalau berbicara soal event kecil. Event kecil dilihat dari dana serta persiapan memang g terlalu serumit seperti event besar.tetapi jangan salah, event kecil harus kita   manage sebaik mungkin, untuk menghasilkan sebuah event yang menarik. Sebagai event vendor, pengaturan sebuah konsep acara tidak boleh lepas dari sesuatu yang bisa kita sebut konsep dasar menggelar sebuah event. Yaitu mulai dari tema acara, waktu, lokasi, pengisi acara dan panitia event.
Dari ke 5 konsep dasar tersebut di atas, bagaimana pinter-pinter nya kita mengemas event tersebut   menjadi sesuatu yang menarik untuk dinikmati. Yang jelas adalah event harus sesuai yang direncanakan. Pertanyaanya bagaimana event tersebut berjalan sesuai yang kita renanakan, sesuai dengan konsep dasar menggelar sebuah event yang telah kita bahas diatas.

1. Panitia acara
Dari kita,oleh kita,dan untuk kita, maksudnya adalah Event itu mulai dari rencana kita, kita atur dan kita nikmati bersama. Kalau kita memegang prinsip itu, event pasti akan berjalan sesuai rencana. Terus bagaimana soal panitia? Berapa jumlah nya? Panitia apa yang dibutuhkan?. Untuk sekelas event kecil, cukup membutuhkan 6 panitia inti Yaitu ketua, sekretaris, bendahara, perlengkapan, humas, seksi acara. Selanjutnya apa tugas dari ke 6 panitia tersebut.

A. Ketua
Tugas utama ketua adalah bertanggung jawab penuh untuk event tersebut. Yaitu seperti mengurus izin acara, tempat,mencari pendukung acara, seperti sponsor dan lain-lain.

B. Sekretaris
Mengatur semua pertemuan sebelum, selama event digelar,setelah event selesai, membuat undangan, mendokumentasikan perijinan,mencatat notulen pertemuan.

C. Bendahara
Intinya mengatur keluar masuk anggaran event. Harus dilaporkan terhadap seluruh panitia jika ada transaksi.

D. Humas
Mencari vendor pendukung event seperti kursi, panggung,gedung, sound system, lighting, genset, dekorasi, catering dan vendor lain yang dibutuhkan.

E. Perlengkapan
Bekerjasama dengan humas untuk kelancaran pekerjaan humas. Mencari panitia bayangan agar pekerjaan tidak terlalu berat. Dalam hal ini semua penjadi perlengkapan hanya saja dibutuhkan 2 orang sebagai koordinator nya. Bisa koordinator humas dan perlengkapan.karena pekerjaan perlengkapan membutuhkan energi yang ekstra.

F. Seksi acara
Mengatur siapa pengisi acara event yang digelar, membuat dan mengatur rundown acara.

2. Tema acara
Setelah dibahas, telah ditentukan tema acara yang akan digelar. Sekelas event kecil, tujuan utamanya adalah bagaimana membuat event tersebut,  paling tidak menghasilkan pertunjukkan yang berkesan. Buatlah tema yang berkaitan dengan keadaan, kondisi lingkungan event itu digelar. Misal dalam lingkungan kecil kampus, sekolahan, kampung, tempat dimana kita berkumpul. Misalnya di kampung memperingati acara 17 an, mengusung tema "Jiwa muda adalah jiwa yang membawa kemerdekaan yang sesungguhnya". Di kampus, mengadakan event liburan dengan tema " Sunrise terbit di kampus ", dimana para penonton mengenakan kostum ala pantai, dan lebih bagus kalau acara diadakan di pagi hari. Ini sangat g biasa tapi pasti berkesan.

3. Waktu acara

Jauhkan yang namannya molor, acara dimulai pukul 7 pagi, pukul 06. 45 mc siap di stage. Yang namanya molor acara terkesan menjadi terburu-buru, karena kita terfokus pada izin jam berapa acara harus selesai. Dalam izin, acara selesai pukul 11 siang, dalam  rundown acara paling telat acara selesai pukul 10 siang. Dengan estimasi error keterlambatan adalah 1 jam. Buat rundown acara jgn terlalu lama dan jangan terlalu singkat,. kurang lebih 20 menit untuk pengisi acara yang akan tampil.

4. Lokasi

Jangan pilih lokasi yang terlalu lebar, pilih lokasi yang bisa menghasilkan interaksi sesama penonton terkesan menjadi satu. Kalau perlu lokasi dibatasi oleh tembok, tembok bisa dibuat dengan tanaman atau baner yang mengelilingi lokasi tersebut. Dalam acara tersebut terkesan menjadi ramai walaupun sebenarnya hanya sedikit penonton. Karena dikumpulkan jadi satu dalam lokasi. Para pengisi acara juga semakin semangat dalam mengisi acara. Otomatis penonton dekat sama stage.